Nyheter

noimage

Kilde: Shutterstock

Strand kommunes arkiv
Arkivet ivaretas i all hovedsak på en god måte, men få har kjennskap til arkivplanen og det er utfordringer knyttet til mellomlagring av dokumenter og sikring av arkiv.

Organiseringen av arkivfunksjonen i Strand kommune er hovedsakelig ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Kommunen har en egen arkivtjeneste under ledelse av arkivansvarlig. Kommunens arkivsystem følger kravene i NOARK- standarden når det gjelder elektronisk overføring. Arkivplanen viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. I spørreundersøkelsen som ble sendt til sentrale brukere av kommunens arkiv, oppgir kun 30 % av respondentene at de kjenner til kommunens arkivplan og over halvparten vet ikke eller er usikre på hvor de kan finne den.

Arkivtjenesten i kommunen blir i liten grad involvert i anskaffelser av nye fagsystemer i kommunen. En klar ulempe med dette er at det kjøpes inn fagsystemer som ikke kan implementeres i kommunens arkivsystem, og skaper dermed ekstraarbeid for saksbehandler.

Mellomlagring av arkivpliktig materiale skal i praksis ikke forekomme. Dette blir likevel gjort, både på fellesområder og i fagsystemer uten NOARK- godkjenning. Ved å mellomlagre arkivverdige dokumenter i skap, hyller og på eget område på PC-en øker faren for at arkivverdige dokumenter forsvinner og ikke blir arkivert. Det kan og føre til at dokumentene kommer på avveie eller blir ødelagt i en eventuell brann ettersom de ikke oppbevares i brannsikre arkivskap/ felles server på pc.

I spørreundersøkelsen oppgir 20 % av respondentene at organiseringen av papirarkivet ikke er i henhold til krav i lov- og regelverk. Bekkevegen barnehage mangler arkivskap og på Jonsokberget bo- og aktivitetssenter står døren til arkivrommet ofte åpen og arkivskapene ulåst. Et risikomoment for de fysiske arkivene er når mange ansatte eller besøkende ferdes i de aktuelle lokalene.

Les hele rapporten her.  

Kontaktperson for prosjektet er Therese Kristiansen, tlf. 971 90 144 eller tkristiansen@rogaland-revisjon.no

Publisert 20.12.2016 Skriv ut artikkelen Bookmark and Share

Reporter :  admin
Source : 


  • x
  • x