Nyheter

noimage

Kilde: Freeimages.com

Stavanger kommunes arkiv
Kommunen ivaretar i all hovedsak arkivfunksjonen på en god måte. Det er likevel utfordringer på noen områder.

Stavanger kommunes arkivfunksjon er i det alt vesentlige ivaretatt på en tilfredsstillende måte ut fra krav i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv. Det er likevel utfordringer knyttet til blant annet:

  • Bevisstheten og forståelsen for arkivfunksjonens betydning er ikke tilfredsstillende gjennom i hele kommunen. Det finnes en innstilling om at det er lov å ikke arkivere.
  • Oppfølging av arkivlovens bestemmelser for fagsystemer som ikke er arkivgodkjent.  Arkivverdige dokumenter fra fagsystemet CosDoc (helse- og omsorg) skulle vært tatt ut på papir og arkivert. Dette er ikke blitt gjort. Kommunen har heller ikke tatt stilling til om kravene i arkivloven bør vike for hensynet til effektiviteten innen helse- og omsorgssektoren.
  • Medarbeidernes kunnskap om hva som regnes som arkivverdig dokumentasjon: Det er uklart for flere av de ansatte i kommunen hva som regnes som arkivverdig dokumentasjon og som skal arkiveres i sak-/arkivsystemet.
  • Dokumentfangst: Det var ved innføring av nytt sak-/arkivsystem i januar 2016 ventet at dokumentfangsten kom til å øke betraktelig. Dokumentfangsten har økt, men ikke så mye som forventet. Noe av bakgrunnen for dette er en lav arkivbevissthet i kommunen.
  • Unnta dokumenter fra offentligheten: Det er usikkerhet knyttet til hvilke dokumenter som skal unntas fra offentligheten. Usikkerheten er både knyttet til bruk av riktig lovhjemmel, og til bruk av tekniske løsninger i arkivsystemet.

 

Behandling av sensitive personopplysninger. Stavanger kommune har utarbeidet omfattende rutiner og retningslinjer for behandling av sensitive personopplysninger. Ved innføring av nytt sak-/arkivsystem har de ansatte ved Stavanger byarkiv lagt ut informasjon om behandling av sensitive personopplysninger på intranettet, tilgjengelig for alle kommunens medarbeidere.

Gjennom intervjuer kommer det fram at det jobbes kontinuerlig for å sikre at sensitive personopplysninger er godt ivaretatt. De ansatte har gjennomgått kurs for å bli mer bevisste på hva som skal lagres elektronisk og hva som skal i papirarkiv. Kontroller som revisjonen har gjort ved ulike virksomheter, viser at personsensitive personopplysninger er oppbevart på en slik måte at kun de som skal ha tilgang til dokumentene, faktisk har det.

Det er i forbindelse med prosjektet gjennomført en spørreundersøkelse blant sentrale brukere av kommunens arkivfunksjon. Et av spørsmålene i spørreundersøkelsen omhandlet behandling og sikring av sensitive opplysninger. Resultater av spørreundersøkelsen viser at 92 % av respondentene opplever at kravene til behandling av sensitive opplysninger i stor/svært stor grad blir ivaretatt ved deres enhet.

Organisering og fysisk plassering av arkivfunksjonen. Organiseringen av arkivfunksjonen i Stavanger er i henhold til lovreglenes krav. For den fysiske plasseringen av arkivet er situasjonen en annen. Det ble gjennomført en tilstandsvurdering av fire fjernarkiver i kommunen av Multiconsult i 2012. Rapporten viste at enkelte av arkivlokalene som kommunen benyttet ikke var egnet som arkivlokaler. Det er satt i gang bygging av nye arkivlokaler for kommunens depotavdeling. Arkivenes hus vil gi byarkivet kapasitet til å motta all eldre arkivverdig dokumentasjon som i dag oppbevares i virksomhetene. Arkivenes hus skal stå ferdig på Ullandhaug sommeren 2017.

Kommunens postlister. Stavanger kommune legger til rette for innsyn ved å publisere postlisten på hjemmesiden. De dokumentene det ønskes innsyn i legges i en «handlekurv», og den som ønsker innsyn får tilsendt dokumentene enten via e-post eller vanlig post. Innsynsbegjæringene kan også gjøres muntlig til servicetorget. Dersom det ønskes innsyn i dokumenter som er unntatt offentligheten, sender servicekonsulentene innsynsbegjæringen tilbake til saksbehandler. Saksbehandler må da vurdere hvorvidt det kan gis innsyn i saken. Denne rutinen sikrer at hensynet til personvern blir ivaretatt i kommunens postlister. 

Les hele rapporten her.

Kontaktperson for denne rapporten er Mette Aamodt, , 41625029

Publisert 16.11.2016 Skriv ut artikkelen Bookmark and Share

Reporter :  admin
Source : 


  • x
  • x