Nyheter

noimage

Kilde: Stock exchange

Oppfølging av henvendelser til Randaberg kommune
Henvendelsene ekspederes raskt, men rutinene for avskrivning må forbedres.

Servicetorget er for mange det første møtet med kommunen. Servicetorget i Randaberg besvarer mange henvendelser hver dag, både gjennom telefon, fysisk oppmøte og e-post. Mottak av skriftlige henvendelser til kommunen kommer inn gjennom dokumentsenteret. Dokumentsenteret oppretter journal i ESA ved behov, eller videresender til rett mottaker/saksbehandler. Alle inngående brev til kommunen ligger inne i ESA med en automatisk forfallsfrist på 30 dager. Kommunen gjør all saksbehandling i ESA som er fullelektronisk, med unntak av jordbruk, byggesak, oppmåling og personal.

Det er gjennomført en observasjon i servicetorget for å kontrollere hvordan kommunens rutiner og mottak av henvendelser er. Inntrykket etter denne observasjonen er at hverdagen til servicekonsulentene er svært variert og uforutsigbar, og at servicekonsulentene hele tiden må være «på». Når det gjelder den fysiske beliggenheten til servicetorget, poengterer servicekonsulentene at det kunne vært et større skille mellom servicetorget og NAV, som ligger vegg i vegg.  

Dersom en innbygger ønsker å kontakte en ansatt i Randaberg kommune per e-post, må en i utgangspunktet henvende seg til en felles e-postadresse som går til dokumentsenteret. Dette fordi kontaktinformasjon til de ansatte ikke ligger tilgjengelig på nett. Årsaken til dette er at dokumentsenteret på en enkel måte skal kunne hente ut arkivverdig e-post. Dokumentsenteret har i tillegg ansvar for å behandle innsynskrav, inkludert klagebehandling av disse.

På byggesaksavdelingen har arbeidsmengden den siste tiden vært høy, og saksbehandlerne klarer til tider ikke å komme ajour med alle henvendelsene. Det er et mål innad i avdelingen at alle innkomne søknader skal få et foreløpig svar, slik at innbyggerne vet at søknaden er mottatt. Dette er per i dag ikke realisert.

I prosjektet er det foretatt en spørreundersøkelse rettet mot utbyggere og arkitektkontorer som har søkt om byggetillatelse i 2015. Her får spesielt indikatoren kvalitet i saksbehandlingen lav score. Byggesaksavdelingen mener dette skyldes lang saksbehandlingstid på grunn av lav bemanning. 

Det er videre i prosjektet sett på restanselister for de siste fem årene. Her er det mellom 300 og 1600 restanser årlig. Gjennomgangen tyder på at det er dårlige rutiner for å avskrive journaler i sak/arkivsystemet. Arkivleder påpeker at flere av journalene på restanselistene mest sannsynlig er ferdig behandlet, men at dette ikke kan dokumenteres. Dette gjelder flere tjenesteområder i kommunen, og spesielt på byggesaksavdelingen påpekes det at rutinene for avskriving av journaler ikke er gode nok.  

Les hele rapporten her.

Kontaktperson for denne rapporten er Mette Aamodt, , 41625029

Publisert 07.09.2016 Skriv ut artikkelen Bookmark and Share

Reporter :  admin
Source : 


  • x
  • x