Nyheter

noimage

Kilde: Stock Exchange

Lund kommunes arkiv
Kommunen ivaretar i all hovedsak arkivfunksjonen på en god måte, men har utfordringer knyttet til arkivplanen, arkivering av epost og til sikring av arkivene.

Organiseringen av arkivfunksjonen i Lund kommune er hovedsakelig ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Kommunen har en arkivtjeneste som ledes av arkivansvarlig. Kommunens arkivsystem følger kravene i Noark-standarden når det gjelder elektronisk overføring. Rutinene er utformet i kommunens arkivplan som for tiden er under omfattende revisjon. Arkivplanen er tilgjengelig på internett, men ved revisjonens kontroll hadde ikke kommunen lenke til planen på egen hjemmeside. Informasjon om at planen er under omfattende revisjon var heller ikke kommunisert. I spørreundersøkelsen som ble sendt til sentrale brukere av kommunens arkiv, oppgir kun halvparten av respondentene at de kjenner til kommunens arkivplan og over halvparten vet ikke eller er usikre på hvor de kan finne den.

I forbindelse med ekstremværet «Synne» kom det vann inn i kommunens bortsettingsarkiv på rådhuset. Alt innholdet ble berget for ettertiden, men dette viser at det kan være svært utfordrende å sikre at en har arkivlokaler som verner mot fukt og vann, også i ekstremsituasjoner. Ved revisjonens kontroll viste det seg å være flere fysiske arkiver ved ulike enheter i kommunen som ikke var tilfredsstillende; noen var ikke låst, noen var plassert i vanlige kontorrom og i noen trengs det en opprydning i forhold til flytting til kommunens bortsettingsarkiv og til depoet hos IKA. Et risikomoment for de fysiske arkivene er når mange ansatte eller besøkende ferdes i de aktuelle lokalene.

De fleste av kommunens ansatte som jobber med arkiv er kjent med kommunens rutiner for dokumentbehandling og arkivering (89 %), men det som utføres i praksis på enkelte områder kan være i strid med rutinene. Blant annet oppgir 90 % av respondentene at arkivverdig e-post til tider ikke blir journalført og 64 % av respondentene har opplevd å ikke finne dokumenter som skulle ha vært i arkivet.

Les hele rapporten her.

Kontaktperson for prosjektet er Therese Kristiansen, tlf. 971 90 144 eller tkristiansen@rogaland-revisjon.no

Publisert 27.10.2016 Skriv ut artikkelen Bookmark and Share

Reporter :  admin
Source : 


  • x
  • x